Miksi tehokkuus?
Olen lähtökohtaisesti hieman laiska henkilö. En grindaa, tsemppaa tai duunaa jatkuvasti jotain työjuttuja. En tykkää tehdä asioita pöytälaatikkoon tai iteroida turhia kierroksia. Haluan tehdä työni tehokkaasti ja loput ajan olla kuin ellun kanat. Tämä vaatii omien tapojen, työkalujen, toimintastrategian ja ympäristön virittämistä sellaiseksi, että se oikeasti tukee tehokasta työskentelyä.
Mielestäni on outoa, että tehokkuudesta on tullut joillekin kirosana. Ymmärrän toki, että sitä käytetään väärin, kun työntekijän selkänahasta aletaan tiristää enemmän ja enemmän irti ja hattuja laitetaan hattujen päälle, niin että yhdellä henkilöllä on kohta neljän henkilön työt. Se on vain resepti, jolla saadaan kyynisiä, loppuunpalaneita henkilöitä. Tehokkuus hyöty on enintään hetkellinen ja vähänkään pidemmällä aikavälillä tuhoisa. Olen saanut seurata näitä tapauksia sekä lähipiirissäni, että asiakkaiteni kohdalla. Seuraukset ovat yksilön kohdalla traagisia ja yrityksen kannalta tehokkuutta tuhoavia.
Käyn tässä läpi omia ajatuksia tehokkuudesta lähtien yksilötasolta aina organisaatio tasolle asti.
Fokus – sinun tärkein supervoimasi
Tehokkuus lähtee kyvystä suunnata voimavaroja tietyn tavoitteen saavuttamiseksi. Jos aika ja ajatus pirstaloituu tuhanteen suuntaan, niin on erittäin todennäköistä, että olet todella touhukas, mutta aika tehoton. Kyky fokusoida laserin lailla yhteen pisteeseen ja tehdä syvää työtä on keskeinen supervoima näinä adhd:n fragmentoimina aikoina. Koko työelämä ja yhteiskunta kilpailee ja repii sinun huomiotasi tuhansiin mainoksiin, äppeihin, someihin, messengereihin, sähköpostiin ja lukuisiin muihin pinnallisiin seikkoihin. Miten sinä turvaat itsellesi päivittäisen syvän työn hetken?
Fokuksen treenaminen pitää ottaa samalla vakavuudella kuin lihasten treenaaminen salilla. Aivoplastisuudesta tiedämme, että synapsit, joita käytät usein vahvistuvat (if they fire together, they wire together). Eli jos katsot puhelintasi viiden minuutin välein, niin siitä muodostuu sinun aivoihisi kuvio, jota tulet toistamaan loputtomasti (tai kunnes onnistut lopettamaan sen ja sitten kuukausien kuluessa se aivorata surkastuu). Toisaalta, jos pystyt keskittymään päivän tärkeimpään tehtävään tunteja kerralla, niin sitten se aivorata vahvistuu ja fokus pysyy pidempään.
Fokusta vastaan on suuria voimia liikkeellä. Pikaviestintä, ristiriitaiset tavoitteet, avokonttorit ja sosiaalinen media kaikki haluavat keskeyttää sinun ajatuksesi. Tehtäväsi onkin luoda itsellesi sellainen ympäristö, jossa onnistuminen on mahdollista. Rituaalit, rutiinit, notifikaatiot, kännykän sijainti (toivottavasti pois huoneesta), visuaaliset ohjeet, kalenterointi, yhteiset pelisäännöt, pomodoro-kellot ja muut apuvälineet pitää ottaa käyttöön, jos haluat saada fokuksen takaisin.
Syvätyö ja kykysi keskittyä tärkeimpään lopulta määrittävät pitkältä onnellisuutesi ja työtehosi.
Lean – virtaava, virheetön ja vitaali
Olen tehnyt pitkän ajan töitä tehokkuuden parissa ja täytyy myöntää, että Lean-ajattelu tarjoaa paljon ideoita ja työkaluja tehokkuuden parantamiseksi. Kun ajatellaan Leanin perustavoitetta, eli matkaa kohti täydellistä asiakasarvon luontia, niin siitä saadaan ammennettua todella paljon hyviä, konkreettisia kehitysaskeleita. Aina kun olemme määrittelleet asiakkaan kanssa miltä nykytilanne näyttää asiakkaan arvon tuotannon näkökulmasta ja siitä visioineet miltä se “ihannetila” voisi näyttää, niin jo tämä yhteinen näkemys on saanut kehitysloikan aikaan monilla.
Yksittäiset parannukset on luonnollisesti kivoja, mutta kun saadaan aikaan toimintakulttuuria, joka lähtee nykyisten toimintamallien kyseenalaistamisesta ja annetaan tekijöille työkalut, valtaa ja vastuuta kehittää parempia ratkaisuja, niin sellainen työyhteisö on todella vitaali, eli elinvoimainen paikka olla ja työskennellä. Siellä on sitä kuuluisaa tekemisen meininkiä!
Itselleni hukka on äärimmäisen kivualista. Vihaan tehdä uudelleen töitä, jotka olisi voitu tehdä kerralla kuntoon. Yleensä vihellän virheen sattuessa pelin poikki ja käyn läpi, että mistä tämä virhe nyt johtui, että ei ensi kerralla tehdä samaa virhettä. Jos lähtötiedot ja prosessi on kunnossa, niin jokaisella tekijällä on onnistumisen mahdollisuus.
Strategia – ydinhaaste, jonka ylittämällä peli voi jatkua ja taso voi nousta
“There is nothing so useless as doing efficiently that which should not be done at all.”
Peter Drucker
Tehokkuus ei riitä, jos olemme ylipäätänsä tekemässä vääriä asioita. Strategian keskeisin komponentti on päätös. Päätös siitä mihin taisteluihin lähdemme, miten paljon panostamme resursseja ja miten aiomme voittaa. Tämä vaatii tasapainoa tavoitteiden, keinojen ja resurssien välillä. Yleensä tavoitteita on liikaa suhteessa keinoihin ja resursseihin. Tällöin mitään todellista päätöstä priorisoinnista ei tehdä, joten henkilöstön aika ja panostukset pirstaloituvat ja mitään ei saavuteta. Parhaimmillaan toiminta on reaktiivista ja opportunistista (tosin en ole millään saraa opportunismia vastaan, sillä hyvä yrittäjä tarttuu tilaisuuksiin kun niitä näkee).
Mielestäni Richard Rumeltin käsite “The Crux” on mainio työväline, kun mietitään strategiaa. Monet menee harhaan siinä, että strategiasta tulee budjetointi ja tavoitteen asetanta harjoitus seuraavalle vuodelle. Rumelt etsii yrityksen “Cruxin”, eli ydinhaasteen, jonka ylittämällä yritys voi saavuttaa seuraavan tason tehokkuudessa, kasvussa, markkinaosuudessa tai mikä ikinä yrityksen tavoite onkaan. Tämä ydinhaaste pitää kuitenkin olla ratkaistavissa oleva haaste, sillä strategia ei ole magiaa ja on paljon haasteita, jotka ovat lähes mahdottomia.
Lean työssäni törmäsin riittävän usein hukkaan, joka kumpusi strategiasta tai sen puutteesta. Liikaa projekteja, jotka ei etene. Liikaa työtä kerralla, joten virtaus kuolee. Liikaa tuotteita, kategorioita ja asiakassegmenttejä, joten yritys on keskinkertainen parhaimmillaankin kunkin tuotteen kohdalla. Enemmän sitä, tätä ja tuota.
Tekoäly – vähemmän kuokkatyötä toimistossa
Tekoäly voi luoda samanlaisen muutoksen tietotyöhön, mitä traktorit tekivät maanviljelykseen. Ennen melkein kaikki kuokki peltoja, nyt juuri kukaan ei tee enää sitä. Nykyisin sähköpostit, kokoukset, monenlainen tiedonvälitys, excelin piiskaus, koodin tunkkaus ja power pointtaaminen täyttävät ihmisten päivät iloisella naputuksella. Oma veikkaukseni on, että tilanne tulee näyttämään viiden vuoden päästä hyvin erilaiselta.
Töitä on enemmän kuin ehditään tehdä. Se, että tekoäly ottaa osan harteilleen, on luultavasti hyvä asia. Meillä on käsissämme:
- Tuotteita, jotka eivät kestä
- Ihmisiä, joita ei ehditä hoitaa
- Luonto, joka rapistuu
- Mielenterveys, joka sirpaloituu
- Kehot, jotka lihovat
- Avaruus, joka pitäisi tutkia
- Yhteisöt, jotka hiipuvat
- Väestö, joka vanhenee
- Köyhyys, joka tuhoaa näköalat
Kyllä tässä vielä työnsarkaa on. Se, että jokainen voisi saada tehokkuusbuustin oman assistentin avulla on hieno juttu. Osa töistä tulee tuhoutumaan, osa muuttuu radiakaalisti ja osaan tekoäly ei vaikuta millään tavalla vielä hyvään toviin. Myös aimo annos hypeä on ilmoilla, että “kaikki muuttuu jo tänään!1!!11” Muutos on kyllä nopea, mutta ei välitön.
Sinun tehtäväsi olisikin miettiä, että mitkä työt sinä voisit antaa tekoälyn tehtäväksi. Ei jokaista riviä tekstiä tai koodia tarvitse itse naputtaa. Ei jokaista kuvaa tai grafiikkaa itse vääntää. Et sinä jokaista lautasta itse pese, vaan annat koneen hoitaa hommat. Samalla logiikalla annetaan koneen tehdä ne tehtävät, joissa ne on hyviä. Sitten kun yllä oleva lista on hoidettu, niin voimme huolestua siitä, että “töitä ei enää ole”.
Tekoäly myös antaa mielenkiintoista ajattelun aihetta strategisesta näkökulmasta. Mitä tapahtuu teidän alalla, jos:
- Rivi koodia on 10x halvempaa?
- Rivi tekstiä on 10x halvempaa?
- Grafiikan tuottaminen on 10x halvempaa?
- Saatte 1/3 teidän prosessista automatisoitua?
Tehokkaampi sinä
Olen 10 vuoden ajan tutkinut asiakkaiden kanssa heidän mahdollisuuksia nostaa tasoa, helpottaa arkea ja tuottaa tuloksia niin, että ei olisi rystyset valkoisina kokoajan. Jos nämä teemat kiinnostaa sinua ja olisi hyödyllisiä teidän firmalle ja asiakkaille, niin ota yhteyttä, niin jutellaan tarkemmin teidän tarpeista: tuomas@connection.fi
Elämä on kuitenkin liian lyhyt turhien asioiden tekemiseen typerällä tavalla, joten minimoidaan nämä ja ollaan loppu aika kuin ellun kanat!