Toimitus on myöhässä! Sinulle ilmoitetaan jälleen liian myöhään. Kalenteri pyörähtää uusiksi ja kaikki kädet revitään kannelle. On aika ottaa tilanne haltuun. Nopea tilanneanalyysi, tehtävien jako ja resursointi. Kova puristus ja toimitus saadaan maailmalle. Huh! tilanne pelastettu. Sankarin viitta liehuu ja päivän hyvä työ on tehty.
Olen työssäni huomannut, että aina on aikaa korjata virheitä, mutta juuri koskaan ei ole aikaa pysähtyä tutkimaan mistä nämä virheet syntyvät, kuinka usein, mitkä ovat juurisyyt ylävirrassa ja mitä pitäisi tehdä, että virhe ei pääsisi alkujaankaan syntymään.
Kuulin mainion tarinan muinaisaikojen kyläläisistä. Eräänä päivänä alkoi kyläläisillä paha vatsaepidemia (ns. tavaraa alkoi lentää kunnolla). Lapsia ja vanhuksia alkoi kuolemaan ja vahvimmatkin olivat vapisemassa. Loitsuja heitettiin, rumpua taottiin ja jumalia rukoiltiin (muinaisaikojen versio kokouksesta). Epidemia yltyi ja kylä oli epätoivoinen.
Silloin jollakin välähti lähteä kulkemaan kohti kylän poikki menevän virran yläjuoksulle. Hän kulki koko päivän ja saapui virran alkulähteille. Sieltä hän löysi kuolleen hirven mätänemässä virran alkulähteellä. Raato pois, aita ympärille, juomapaikka eläimille ja tasaiset tarkistukset, ettei raatoja lillu vedessä. Epidemia poistui ja kylä pelastui.
Arvo lähtee alkulähteiltä (Value at the source)
Todella monesti saamme ison impaktin koko prosessin toimivuuteen, kun laitamme kuntoon lähtötiedot, joiden perusteella kaikki tekevät työnsä. Todella usein myyjä tietää paljon enemmän asiakkaan tarpeesta ja toiveista, kuin suunnittelijat tai tuotannon työntekijät. Kaikki mitä ei ole kommunikoitu tai dokumentoitu tulee menemään mutulla ja oletuksilla. Myös rakennusalan monet toimijat tuskailevat puutteelisten lähtötietojen takia. Pitää suunnitella pimennossa ja oletuksien avulla. Metsään menee usein.
Kun lähtötiedot saadaan kuntoon, niin seuraavat haasteet tulevat tiedon välittämisessä seuraavalle toimijalle. Tässä kapulan vaihdossa tietoa tulee häviämään joka tapauksessa. Täydellinen tiedonsiirto ei ole mahdollista, joten kysymykseksi jää, että mitkä tiedot ovat kriittisiä ja mitkä ei? Toinen kysymys on, että siirtyykö kriittinen tieto joka kerta vai silloin tällöin ainoastaan? Miten mittaatte ja varmistatte, että näin myös tapahtuu?
Sankarijohtaja – jätä viitta kaappiin
Oireiden ja ongelmien ratkaisu on tärkeää, mutta impakti jää hetkelliseksi ja usein pieneksi. Vahinko on jo usein tapahtunut, joten pyrit laittamaan laastaria luunmurtumaan. Pysähdy ja tutki koko järjestelmään. Mene alkulähteille, näe, kysele ja tutki miten tilaus, prosessi tai projekti lähtee liikkeelle. Onko tarvittavat tiedot oikein ja täydelliset? Siirtyykö tieto ja ymmärrys koko ketjun läpi vai hukkuuko kapula jossain kriittisessä kohdassa? Löydätkö padon tai kapeikon, jossa virtaus tyrehtyy (ns. pullonkaula, joita jokaisessa prosessissa on)?
Näitä rakenteellisia virheitä korjaamalla pidät teidän seinät pystyssä, ettei sinun tarvitse pidellä niitä kokoajan kaatumasta niskaasi. Palkkio työstä ei tule vielä tänään. Ei ehkä huomennakaan ja ehkä et huomaakaan sitä ikinä, sillä palkkio on virhe, jota sinun ei tarvinnut korjata. Negatiivista ei voi mitata, mutta prosessin toimivuutta kokonaisuudessa kyllä voi. Tällä tavalla ostat itsellesi parempia murheita huomiselle, sillä murheiden määrä on vakio, mutta laatu ja vakavuus vain vaihtelee.